Archiviazione Documentale

 

La gestione documentale, è un processo organizzativo che, basandosi su un’applicazione software – tendenzialmente web based – consente la creazione di un archivio centralizzato di documenti e informazioni.

Gli obiettivi
Un progetto – anche attraverso la correlata soluzione software di Archiviazione Documentale – persegue di-versi obiettivi:

  1. Centralizzazione ed unicità dell’archivio aziendale: singolo archivio per tutti i documenti in uso (Office,e-mail, fax, file system, ERP, etc.);
  2. Introduzione di modalità operative semplici e funzionali nella gestione quotidiana delle informazioni e della documentazione;
  3. Diminuzione del tempo di archiviazione;
  4. Ricerca semplificata ed immediato reperimento delle informazioni;
  5. Riduzione drastica della carta e dei costi di stampa;
  6. Univoca modalità di archiviazione per tutti gli utenti: aumento dell’efficienza e dell’organizzazione aziendale;
  7. Possibilità di gestire processi aziendali in modo da snellire le interazioni tra funzioni aziendali coinvolte;
  8. Possibilità di dematerializzare la carta (attraverso la Conservazione Sostitutiva).

Originariamente nati per affrontare e risolvere le problematiche di gestione della documentazione, gli stru-menti di Archiviazione Documentale si sono evoluti al fine di organizzare meglio il lavoro, apportando mag-giore efficienza all’azienda.
Presupposto è la gestione di file elettronici di qualsiasi natura, generati dalle applicazioni utilizzate in azienda (E-Mail, CAD, Office, ERP, ecc.).

Struttura delle informazioni
Le informazioni archiviate sono classificate in “fascicoli virtuali”: all’atto dell’archiviazione ogni documento viene classificato in base alla sua tipologia documentale (ad esempio “offerte”, “progetti”, “e-mail”, “fascicolo qualità”, etc.) e quindi pubblicato nella procedura;
Ogni pubblicazione può comprendere uno o più documenti (ad esempio: documenti .pdf ed e-mail in formato elettronico).
Inoltre sono richiesti e gestiti alcuni dati che la classificano (gli “attributi”: ad esempio cliente/fornitore, oggetto, data, etc.), e una serie di riferimenti (link ad altri tipi di documento archiviati tramite l’applicativo).
L’archiviazione di tipologie documentali consiste quindi nel riunire in un’unica pubblicazione attributi di ricer-ca, documenti e riferimenti significativi.

Funzionalità di prodotto
Un prodotto di Archiviazione Documentale deve possedere alcuni requisiti funzionali di base:

  1. Possibilità di archiviare file di qualunque formato (Office, PDF, CAD, e-mail, ERP, immagini, etc: la possibilità di consultazione è legata alla presenza sul client del relativo eseguibile);
  2. Completa configurabilità ed adattabilità alle specifiche esigenze aziendali;
  3. Sicurezza assoluta: gestione permessi di accesso e garanzia di univocità del documento archiviato;
  4. Facilità di ricerca: filtri configurabili, ricerca sui metadati e full-text sul contenuto dei documenti;
  5. Visualizzazione personalizzabile dei risultati;
  6. Gestione fascicoli virtuali; possibilità di inserire più documenti in un unico fascicolo;
  7. Gestione documenti cartacei anche tramite barcode applicato al documento (riconoscimento OCR): integrazione con scanner e multifunzione;
  8. Piattaforma multilingua (supporto Unicode);
  9. Documenti archiviati modificabili all’interno dell’applicazione;
  10. Gestione del versioning;
  11. Gestione del protocollo;
  12. Strumenti di collaborazione e gestione processi: notifiche automatiche e “on demand” integrate in un Workflow grafico con monitoraggio degli stati di avanzamento;
  13. Integrazione con la posta elettronica (MS Outlook, Lotus Notes, etc.);
  14. Integrazione con i Gestionali per l’alimentazione documentale;
  15. API, librerie e web services disponibili per l’integrazione con qualsiasi applicazione.

3nd progetti, attraverso le proprie risorse professionali, dopo aver maturato diverse esperienze realizzando progetti per i propri clienti e valutato le esigenze dell’utenza parallelamente all’evoluzione del mercato di riferimento si è orientata su una soluzione collaudata ed apprezzata dal mercato:

  1. Knos, l’applicazione di gestione documentale web based, nativamente integrata nelle soluzioni TeamSystem.
www.teamsystem.com
knos