Conservazione Sostitutiva


conservazione cloud

Il documento elettronico che viene trattato secondo le norme della “conservazione sostitutiva” consente l’eliminazione del cartaceo.
Tramite questo processo è possibile strutturare e organizzare processi di dematerializzazione dei documenti a valore legale e fiscale, nel pieno rispetto della normativa e con l’utilizzo di strumenti software in linea con gli standard di settore e con le specifiche della normativa.
La proposta nell’ambito della conservazione digitale è articolata in diversi componenti, non solo software: essa spesso viene assimilata ad un mero utilizzo di moduli specifici, quando invece è necessaria soprattutto una specialistica consulenza nell’organizzazione dell’intero processo di dematerializzazione.
Essa prevede:

  1. Installazione del software
  2. Parametrizzazione
  3. Training
  4. Assessment per la definizione delle procedure
  5. Stesura del “manuale della conservazione”
  6. Analisi impatti sui processi aziendali, legali e fiscali
  7. Consulenza specifica in materia tributaria e fiscale
conservazione sostitutiva

Gli step da seguire per l’invio dei documenti in Conservazione Sostitutiva sono riconducibili ai seguenti:

  1. Archiviazione dei documenti sull’applicativo in formato elettronico
  2. Selezione delle pubblicazioni da inviare in Conservazione Sostitutiva
  3. Avvio del processo di Conservazione sostitutiva che si compone delle seguenti fasi:
    1. Il file contenente l’archivio oggetto di conservazione sostitutiva viene firmato digitalmente; in questo modo si genera un un nuovo file con estensione .p7m
    2. Al file firmato viene applicata una funzione di Hash al fine di generare l’impronta
    3. Al file firmato viene applicata la marca temporale
    4. Viene compilata la comunicazione in formato Xml inserendo negli appositi campi l’impronta generata sul file e la marca temporale (il sistema effettuerà un controllo di corrispondenza dell’impronta inserita nella comunicazione con quella presente nella marca temporale)
  4. Invio a Entratel della comunicazione, previo controllo con l’apposita procedura fornita dall’Agenzia delle Entrate
  5. Scrittura dei file archiviati su supporto non riscrivibile o su una specifica directory del file system
  6. Da questo momento i documenti cartacei potranno essere dematerializzati

Esempio Tipologie documentali:

  1. Polizze RCA
  2. Libri ISVAP
  3. LUL (Libro Unico del Lavoro)
  4. Buste Paga (Cedolini)/Note Spese
  5. Libro Cespiti
  6. Libro Giornale di Magazzino
  7. Fatture Attive
  8. Fatture passive
  9. Libro Giornale
  10. Registri IVA (Acquisti, Vendite, Corrispettivi)
  11. Mastri
  12. Libro Inventari
  13. Corrispondenza/e-mail da spedire
  14. Corrispondenza/e-mail ricevute
  15. Proposte contrattuali/Offerte
  16. Accettazioni di Contratti
  17. Fax spediti/ricevuti