La gestione del flusso decisionale con Knos

 

In ambito Archiviazione Documentale, il Workflow consente di gestire l’iter di approvazione legato ai documenti pubblicati.
Knos semplifica la gestione del flusso documentale e più in generale di qualsiasi momento decisionale relativo ad ogni processo aziendale.
Normalizzare e, quando possibile, automatizzare il flusso decisionale dei processi critici aziendali, consente di velocizzare i cicli operativi con sensibili impatti sui costi occulti, perseguendo il parallelo obiettivo di una maggiore trasparenza ed affidabilità delle transazioni attraverso un iter prestabilito di verifica, approvazione ed inoltro dei documenti, di qualsiasi genere.

Funzionalità

  1. Poter comporre graficamente in maniera interattiva gli stati del flusso e le azioni che intercorrono fra loro
  2. Poter indicare un periodo di scadenza, uno di tolleranza ed uno di esecuzione automatica di una certa azione
  3. Poter assegnare i permessi di accesso e configurare le notifiche ai vari utenti o gruppi di lavoro coinvolti
  4. Poter destinare automaticamente un messaggio a chi controlla il flusso nel caso una azione non venisse eseguita a tempo debito, qualora siano trascorsi i giorni di tolleranza dalla scadenza e/o per una eventuale esecuzione automatica della azione, sincronizzando il tutto con il calendario aziendale
  5. Poter monitorare lo stato avanzamento del flusso con l’evidenzia delle azioni eseguite, quelle scadute ma in tolleranza e quelle scadute effettivamente, con l’indicazione della data e dell’utente di esecuzione delle stesse
  6. Poter verificare lo stato avanzamento di più fascicoli virtuali di una stessa tipologia visualizzando il workflow grafico associato
  7. Poter modificare e replicare un workflow già esistente

knos
Il workflow configurato graficamente nel sistema prevede la rappresentazione attraverso una serie di accorgimenti grafici che consentono all’utente di visualizzare a colpo d’occhio le informazioni pertinenti:

  1. articolazione del workflow legata alla tipologia documentale
  2. posizione (evidenza) della specifica pubblicazione all’interno del workflow (stato)
  3. azioni di collegamento tra i vari stati, con rappresentazione di diverso colore in relazione alla situazione (in attesa, in ritardo, scaduta).

È possibile configurare notifiche, avvisi di ritardo, di scaduto e nel caso prevedere azioni automatiche collegate alle varie azioni.
L’utente posizionandosi sull’azione che lo riguarda può eseguire (confermare/rifiutare) l’azione.
Ogni utente o gruppo di utenti di Knos inserito in un processo, potrà visualizzare e gestire (approvare, modificare, cancellare) soltanto i documenti immessi dai richiedenti in quel processo di approvazione.