Archiviazione Documentale
La gestione documentale, è un processo organizzativo che, basandosi su un’applicazione software – tendenzialmente web based – consente la creazione di un archivio centralizzato di documenti e informazioni.
Gli obiettivi
Un progetto – anche attraverso la correlata soluzione software di Archiviazione Documentale – persegue di-versi obiettivi:
- Centralizzazione ed unicità dell’archivio aziendale: singolo archivio per tutti i documenti in uso (Office,e-mail, fax, file system, ERP, etc.);
- Introduzione di modalità operative semplici e funzionali nella gestione quotidiana delle informazioni e della documentazione;
- Diminuzione del tempo di archiviazione;
- Ricerca semplificata ed immediato reperimento delle informazioni;
- Riduzione drastica della carta e dei costi di stampa;
- Univoca modalità di archiviazione per tutti gli utenti: aumento dell’efficienza e dell’organizzazione aziendale;
- Possibilità di gestire processi aziendali in modo da snellire le interazioni tra funzioni aziendali coinvolte;
- Possibilità di dematerializzare la carta (attraverso la Conservazione Sostitutiva).
Originariamente nati per affrontare e risolvere le problematiche di gestione della documentazione, gli stru-menti di Archiviazione Documentale si sono evoluti al fine di organizzare meglio il lavoro, apportando mag-giore efficienza all’azienda.
Presupposto è la gestione di file elettronici di qualsiasi natura, generati dalle applicazioni utilizzate in azienda (E-Mail, CAD, Office, ERP, ecc.).
Struttura delle informazioni
Le informazioni archiviate sono classificate in “fascicoli virtuali”: all’atto dell’archiviazione ogni documento viene classificato in base alla sua tipologia documentale (ad esempio “offerte”, “progetti”, “e-mail”, “fascicolo qualità”, etc.) e quindi pubblicato nella procedura;
Ogni pubblicazione può comprendere uno o più documenti (ad esempio: documenti .pdf ed e-mail in formato elettronico).
Inoltre sono richiesti e gestiti alcuni dati che la classificano (gli “attributi”: ad esempio cliente/fornitore, oggetto, data, etc.), e una serie di riferimenti (link ad altri tipi di documento archiviati tramite l’applicativo).
L’archiviazione di tipologie documentali consiste quindi nel riunire in un’unica pubblicazione attributi di ricer-ca, documenti e riferimenti significativi.
Funzionalità di prodotto
Un prodotto di Archiviazione Documentale deve possedere alcuni requisiti funzionali di base:
- Possibilità di archiviare file di qualunque formato (Office, PDF, CAD, e-mail, ERP, immagini, etc: la possibilità di consultazione è legata alla presenza sul client del relativo eseguibile);
- Completa configurabilità ed adattabilità alle specifiche esigenze aziendali;
- Sicurezza assoluta: gestione permessi di accesso e garanzia di univocità del documento archiviato;
- Facilità di ricerca: filtri configurabili, ricerca sui metadati e full-text sul contenuto dei documenti;
- Visualizzazione personalizzabile dei risultati;
- Gestione fascicoli virtuali; possibilità di inserire più documenti in un unico fascicolo;
- Gestione documenti cartacei anche tramite barcode applicato al documento (riconoscimento OCR): integrazione con scanner e multifunzione;
- Piattaforma multilingua (supporto Unicode);
- Documenti archiviati modificabili all’interno dell’applicazione;
- Gestione del versioning;
- Gestione del protocollo;
- Strumenti di collaborazione e gestione processi: notifiche automatiche e “on demand” integrate in un Workflow grafico con monitoraggio degli stati di avanzamento;
- Integrazione con la posta elettronica (MS Outlook, Lotus Notes, etc.);
- Integrazione con i Gestionali per l’alimentazione documentale;
- API, librerie e web services disponibili per l’integrazione con qualsiasi applicazione.
3nd progetti, attraverso le proprie risorse professionali, dopo aver maturato diverse esperienze realizzando progetti per i propri clienti e valutato le esigenze dell’utenza parallelamente all’evoluzione del mercato di riferimento si è orientata su una soluzione collaudata ed apprezzata dal mercato:
- Knos, l’applicazione di gestione documentale web based, nativamente integrata nelle soluzioni TeamSystem.
